Geschäftsbriefbogen Pflichtangaben

Im Handelsregister eingetragene Unternehmen müssen bei der Gestaltung ihrer Geschäftsbriefe besondere gesetzliche Vorschriften beachten. Diese sollen Ihren Geschäftspartnern ermöglichen, sich schon beim Beginn Ihrer Geschäftsbeziehung über die wesentlichen Verhältnisse Ihres Unternehmens zu informieren. Durch die Angabe der Handelsregisternummer beispielsweise ist es für Ihren neuen Geschäftspartner einfacher, sich beim Registergericht Auskünfte über Ihre Firma einzuholen. Die Vorschriften sollen also “böse” Überraschungen verringern helfen. Die Ausgestaltung des Geschäftsbriefbogens eines Unternehmens hängt insbesondere von der jeweiligen Rechtsform des Unternehmens ab. Für Geschäftsbriefe verlangt der Gesetzgeber eine Reihe an Pflichtangaben.

Nicht im Handelsregister eingetragenes Einzelunternehmen

  • Vor- und Zuname des Einzelunternehmers
  • ladungsfähige Anschrift

Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)

Im Handelsregister eingetragenes Einzelunternehmen

  • Firmenname wie im Handelsregister angegeben
  • Rechtsformzusatz wie „eingetragener Kaufmann“ oder „eingetragene Kauffrau“ – eine Abkürzung ist möglich
  • Ort der Handelsniederlassung
  • Registergericht und Handelsregisternummer

Das regelt § 37a HGB.

Offene Handelsgesellschaft (oHG) und Kommanditgesellschaft (KG)

  • Firmenname wie im Handelsregister angegeben
  • Rechtsform (oHG oder KG)
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht und Handelsregisternummer

Das regeln § 125a und § 177a HGB.

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) (UG (haftungsbeschränkt))

  • Firmenname wie im Handelsregister angegeben
  • Rechtsform der Gesellschaft (GmbH oder UG (haftungsbeschränkt))
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht und Handelsregisternummer
  • Vor- und Zunamen aller Geschäftsführer; außerdem Vor- und Zuname des Aufsichtsratsvorsitzenden, falls vorhanden.
  • Wird die Gesellschaft abgewickelt, ist darauf hinzuweisen, etwa mit der Abkürzung „i.L.“ für „in Liquidation“. Statt der Geschäftsführer sind dann die Liquidatoren zu nennen.

Das regelt § 35 a GmbHG.

Aktiengesellschaft (AG)

  • Firmenname wie im Handelsregister angegeben
  • Rechtsform der Gesellschaft (AG)
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht und Handelsregisternummer
  • Vor- und Zunamen aller Vorstandsmitglieder (der Vorstandsvorsitzende ist zu benennen) und des Aufsichtsratsvorsitzenden
  • Wird die Gesellschaft abgewickelt, ist darauf hinzuweisen, etwa mit der Abkürzung „i.L.“ für „in Liquidation“. Statt der Vorstandsmitglieder sind dann die Liquidatoren zu nennen.

Das regelt § 80 AktG.

GmbH & Co. KG, AG & Co. KG, GmbH & Co. OHG, AG & Co. OHG

Bei diesen Gesellschaften ist die persönlich haftende Gesellschafterin keine natürliche Person, sondern eine GmbH, bzw. eine AG. Daher müssen ergänzende Angaben gemacht werden.

  • Firmenname wie im Handelsregister angegeben
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht und Handelsregisternummer
  • Firmenname der Gesellschaft, die die Funktion der persönlich haftenden Gesellschafterin übernommen hat, mit allen weiteren Pflichtangaben der jeweiligen Rechtsform (siehe GmbH oder AG). Gehört zu den Gesellschaftern eine oHG oder KG, bei der ein persönlich haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist, ist das nicht nötig.

Das regeln § 125a und § 177a HGB.

Sollten Pflichtangaben im Geschäftsbriefen fehlen, hat das zuständige Registergericht in diesen Fällen das Recht, ein Zwangsgeld zu verhängen. Es kann bis zu 5000 Euro betragen.